¿Puedo seguir facturando con Excel o Word?
Por qué una hoja de cálculo no cumple el reglamento, qué fechas manejas y qué te cuesta cada mes seguir así.
Es la pregunta que más se repite entre autónomos y pequeñas empresas. La respuesta corta: hoy sí, pero tiene fecha de caducidad, y conviene entender por qué.
Qué dice la norma
El reglamento de los sistemas informáticos de facturación (el que todos llamamos VERI*FACTU) exige que el programa con el que emites tus facturas cumpla unos requisitos: que cada factura genere un registro inalterable, encadenado con el anterior, con su huella y su fecha.
Una hoja de Excel o un documento de Word no cumplen eso: puedes cambiar una cifra, borrar una fila o repetir un número sin que quede rastro. Por eso, cuando la obligación entre en vigor, facturar así dejará de ser válido para quien esté obligado.
Las fechas
- En vigor hoy (BOE): 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos.
- Anunciado por Hacienda: aplazamiento a octubre de 2028, pendiente de publicarse.
¿Y si hago pocas facturas?
La obligación no depende de cuántas facturas emitas, sino de si usas un sistema informático para emitirlas. Si facturas a mano, en papel, el reglamento no te obliga a tener un programa; pero en cuanto usas el ordenador, ese programa tiene que cumplir.
Lo que pierdes mientras tanto
Más allá de la norma, facturar con Excel o Word tiene un coste diario que casi nadie calcula:
- Numeración: es fácil repetir o saltarse un número, y eso sí es un problema en una inspección.
- Datos obligatorios: si falta el NIF, el domicilio o el desglose del IVA, la factura no es válida para que tu cliente la deduzca.
- Tiempo: copiar y pegar la plantilla, cambiar los datos, exportar a PDF, enviarla...
- Cobros: con una hoja de cálculo nadie te avisa de lo que está vencido.
Qué hacer
Pásate a un programa antes de que sea obligatorio, con calma, para llegar acostumbrado. Si eres de un oficio (fontanería, electricidad, pintura, reformas), busca uno que te sirva en la obra, no solo en la oficina: presupuesto en el momento, albarán en cada visita y factura desde el móvil.
CírculoFactu hace justo eso, es gratis hasta 3 facturas al mes y está preparado para VERI*FACTU.