Qué debe llevar una factura para que sea válida
La lista completa de datos obligatorios, la factura simplificada, los errores más frecuentes y cómo se corrige una factura ya emitida.
Una factura mal hecha trae dos problemas: tu cliente no puede deducirse el IVA, y tú te expones a una sanción. Esto es lo que exige el reglamento de facturación, explicado sin tecnicismos.
Los datos obligatorios de una factura completa
- Número y, si la usas, serie. Correlativos: sin saltos ni repeticiones.
- Fecha de expedición, y la fecha de la operación si fue en otro día.
- Tus datos: nombre o razón social, NIF y domicilio completo.
- Los datos de tu cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- La descripción de lo que vendes o del trabajo hecho, con su cantidad y su precio unitario.
- La base imponible, el tipo de IVA y la cuota, desglosados por cada tipo si hay varios.
- La retención de IRPF, si la aplicas, con su porcentaje y su importe.
- El recargo de equivalencia, si tu cliente es un comercio que lo tiene.
- El importe total.
- Una mención especial cuando la operación lo exige: por ejemplo, «inversión del sujeto pasivo» o la referencia a la exención que aplicas.
La factura simplificada (el antiguo ticket)
Puedes emitirla hasta 400 euros (o hasta 3.000 en algunos sectores, como transporte o hostelería), y no necesita los datos del cliente. Pero ojo: si tu cliente la necesita para deducirse el IVA, tiene que pedirte una factura completa, con sus datos.
Los errores más frecuentes
- Saltarse un número o repetirlo, al facturar con plantillas.
- Olvidar el domicilio, el tuyo o el del cliente: sin él, la factura está incompleta.
- No desglosar el IVA cuando hay varios tipos en la misma factura.
- Corregir una factura ya enviada cambiándola: no se puede. Hay que hacer una factura rectificativa, indicando a cuál corrige y por qué.
Cómo corregir una factura
- Rectificativa: cuando hay un error en los datos o en los importes.
- Abono: cuando devuelves dinero o haces un descuento posterior.
- Anulación: solo si la factura se emitió por error y no debería existir.
Lo que nunca debes hacer es borrar una factura emitida o cambiarla sin dejar rastro.
Hazlo sin pensar en ello
Con un programa de facturación, todo esto va solo: la numeración, el desglose del IVA, las menciones obligatorias y las rectificativas bien hechas.
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